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ぜんぜん

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サラリーマンが仕事を効率化させる為のコツとは


ぜんぜんです。

世間では働き方改革と言って

仕事を効率化させ残業を減らそうという流れがあります。

今回はこの仕事の効率化についての話です。

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現代のサラリーマンは会社の人員削減により、

昔に比べて1人当たりの仕事のボリュームが増えてしまっています。

他の人と少しでも差を付ける為には、

仕事を効率化して多くの結果を出すことが大切なのです。

サラリーマンが知っておくべき仕事を効率化する方法は以下の通りです。

 

仕事の優先順位を把握する

会社での仕事は一人で最初から最後まで

首尾一貫してこなせることは少なく、

営業と事務、企画と開発など役割を分担して

最終的に一つの結果に結びつける様になっているのが殆どです。

その為に一人で受け持つ仕事の種類も多く、

それぞれに対して納期や繁忙期が違ってくるのです。

サラリーマンが仕事を効率化する為には、

それぞれの仕事に対して優先順位をつけることが大切です。

今やるべき仕事を順番にこなしていくことで、

他の人達の仕事がスムーズになり、

その結果次に行う自分の仕事が楽になることもあるのです。

 

仕事の優先順位を把握するには、

最初に「TO DOリスト」を作成しておきましょう。

基本的に1ヵ月単位の仕事の流れと締切日を記載したものと、

1日でどの様な行動を取るべきかのリストを作成します。

1日の始まりには月間スケジュールを見ながら

今日締切や納期がある仕事を確認して、漏れがない様にします。

1日のスケジュールでおすすめの方法は、

付箋紙に今日やるべきことをメモしてノートやクリアファイルに貼り付けておくことです。

その仕事が終ればくしゃっと丸めて捨てられるので快感があり、

気持ち良く作業ができる様になります。

 

 

朝型に切り替える

残業が多い人は、

朝は始業時間ギリギリにやってきてぼうっとコーヒーを飲んでいて、

夕方になるとダラダラと色々な書類を机に広げて仕事を始めるものです。

元来人間は、太陽が昇ったら活動モードに入り、

夜になると休眠モードに切り替わる様になっています。

サラリーマンが仕事を効率化したいと思ったら、

朝方に切り替えることが大切です。

デキるビジネスマンの殆どは朝型で、

朝一からでもシャキッと仕事に取り掛かれるのです。

 

朝は朝食をしっかりと摂れば、頭がスッキリと冴える様になります。

午前中に重要な課題や決断が必要なことは終らせておく様にします。

昼食を食べるとどうしても眠くなるので、

直後は単純作業やメールの返信等に使うと良いでしょう。

午後は外出の用事を入れることで眠気を払うことができます。

そして夕方近くになると身体は疲れてくるのですが、

インスピレーションは強まります。

アイデアを練ったりプレゼンの資料作成などをすると

効率的に作業ができます。

 

適度に運動をする

サラリーマンは運動不足で、身体の血流が悪くなっています。

血流が悪いと脳がフルに働かなくなったり、ストレスが溜まり易くなります。

デキるビジネスマンは定期的に運動をして身体を鍛えていることが多いのです。

仕事を効率化させようと思ったら、週末にスポーツジムに通ったり、

ジョギングや水泳をするなど、運動する習慣を身に付けましょう。

身体の血行が良くなれば、脳が活性化されてサクサクと手際よく動ける様になります。

ちなみに僕は自転車で会社に通っているので、毎日それなりに運動しています。

 

メールチェックは時間を決める

仕事をしていて集中力が途切れると、

ついメールをチェックして読み出してしまうものです。

返信が早いのはデキる証拠と思われていますが、

常にメールを立ち上げていて1件来るたびに画面を切り替えて読み、

返信を送るのは非常に非効率的です。

ただでさえ集中力が落ちているので、

元の作業に戻ってもスムーズにいかなくなるのです。

サラリーマンが仕事を効率化する為には、

仕事の隙間時間に見るようにすることや

メールチェックの回数は「朝一・昼前・3時・5時・7時」と決めておき、

返信はその時にまとめて行いましょう。

 

メールチェックの回数が少ないと、

急ぎの用件が起きた時が心配という人もいます。

しかし本当に緊急の用件がある時には必ず電話がかかってくるものですので、

心配する必要はないのです。

 

サラリーマンが仕事を効率化する為には

「割り切って仕事をする」という心構えが大切になります。

必要な作業を省いてしまうのではなく、

その仕事をするのに本当に必要なことは何かを考えて行動していきましょう。

 

習慣化すること

上記のような仕事の効率化の方法を読んですぐはできると思いますが

継続的にやることは難しいです。

僕もできていない部分があります

良いことは継続的にやり習慣化して初めて意味があります

1週間程度で終わってしまっては意味がありません。

習慣化して継続的にできるとようにしましょう。

いまさら聞けない「ブログを毎日書き続けるコツ」について

 

まとめ

サラリーマンの仕事を効率化するには

・仕事の優先順位を把握する

・朝型に切り替える

・適度に運動をする

・メールチェックは時間を決める

これらを意識すると仕事がスムーズになります。

皆さんもやってみてはいかがでしょうか?

 

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